Diferencias sin aclarar en las conciliaciones bancarias, conciliaciones bancarias sin preparar, así como ausencia de gestiones para el cobro de cuentas por cobrar, entre otras, son parte de los señalamientos que incluye una auditoría sobre la Administración de Familias y Niños (ADFAN) del Departamento de la Familia, divulgada el miercoles por la contralor Yesmín Valdivieso.

La auditoría DA-14-49 fue realizada entre el primero de julio de 2009 al 31 de diciembre de 2013. El documento indica que las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente de la ADFAN en el Banco Gubernamental de Fomento (BGF) para noviembre de 2010, octubre de 2011 y julio de 2012, reflejaban diferencias por 592,784 dólares, 756,587 dólares y 690,264 dólares, respectivamente, que no se habían aclarado con la oficial pagadora especial (OPE). Dichas diferencias se incluían en la partida de ‘Otros’ del formulario de conciliación.

Además, indica que no se habían preparado las conciliaciones bancarias de agosto de 2012 a diciembre de 2013. Sobre las funciones de la OPE, la auditoría detalla que no se registraban en el programa Power Cash todos los cheques emitidos de forma manual y que no habían enviado al Departamento de Hacienda, un total de 257,323 dólares correspondientes a cheques vencidos emitidos desde abril hasta diciembre de 2011, según reflejado en el Informe de Cheques Caducos incluido en la conciliación bancaria de julio de 2012.

Por otro parte, el informe de 18 páginas, detalla que estas situaciones podrían provocar errores e irregularidades en las finanzas de la ADFAN, que no serían detectadas y tiempo y por las que no se podría fijar responsabilidades.

Sobre la ausencia de gestiones para el cobro de las cuentas por cobrar, el informe señala que la Unidad de Cobros quedó inoperante a partir del 30 de junio de 2010, cuando se jubiló el entonces supervisor, quien se encargaba de realizar las gestiones de cobro. El documento señala que a partir de esa fecha, no se ha designado un empleado para realizar dichas gestiones de cobro. Al 31 de diciembre de 2013, había 2,898 facturas pendientes de cobro por 3 millones 588 mil 013 dólares correspondientes a los años fiscales del 2004-05 al 2009-10. La auditoría reveló que no se han realizado gestiones de cobro adicionales desde el 24 de enero de 2010.

Esta situación no le permite a la ADFAN mantener un control adecuado sobre las cuentas por cobrar, y realizar gestiones oportunas y efectivas para el cobro de las mismas y dificulta su cobro y puede ocasionar que con el tiempo las deudas se conviertan en incobrables, con los consiguientes efectos adversos al erario.

Finalmente, el examen de los auditores reveló que la recaudadora realizaba tareas que resultaban conflictivas con sus funciones de recaudar. El informe señala gestiones de cobro cuando los cheques personales recibidos eran devueltos por el banco por fondos insuficientes y que recibía la Petición de Fondos Públicos y los informes de Liquidación de Fondos Públicos de los oficiales pagadores especiales asignados a las oficinas regionales para colaborar con estos en la revisión y entrega a la persona encargada del registro de la información en el sistema PRIFAS.

Entretanto, la auditoría indica que la encargada de recibir y abrir la correspondencia en la División de Finanzas, no utilizaba el formulario Relación de Valores Recibidos para registrar los valores recibidos y entregarlos a la recaudadora, quien se encargaba de completar dicho formulario. Ésta le entregaba los valores a la recaudadora, pero no obtenía un recibo como evidencia de la entrega, lo que impide el control y la protección adecuada de las recaudaciones y propicia errores o irregularidades sin que se puedan detectar a tiempo para fijar responsabilidades.